英语修辞与写作·23.2　几种普通应用文

23.2　几种普通应用文

23.2A　备忘录

1）备忘录亦称便笺、便条，英文单数memorandum，复数memoranda，简称memo，是单位内部通报信息的一种简便形式，内容通常是发笺人和收笺人都熟悉的。

2） 备忘录有特殊的格式，常用单位统一印制成表格并分发到各部门使用。表格形式为：MEMORANDUM

MEMORANDUM

TO:　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　DISTRIBUTION:

FROM 　　 　　(optional)

SUBJECT:

DATE

(message written in this space)

3） 有关备忘录的几点说明：

a. 需要使用备忘录时，必须应用标准格式，手头无现成表格时可根据标准自制。

b. 可用手写，但应尽可能打字，并把内容安排在一张表格内，非用两张不可时，应在第二张说明事由（Subject），日期（Date）和页码（Page Number）诸项。

c. 只要显示出不同段落，顶行或缩进均可，但需保持形式统一。

d. 结尾不用客气语，不必签名，但可在FROM项的名字旁签上姓名的首字母。

e. 文字简明扼要，让收笺人一目了然。

23.2B　书信

1） 随着电话的普及，人们的书信来往减少了，然而，业务书信仍然是一个重要的联络手段。去年，有个青年联系去美某大学深造，开头进展相当顺利，可是在一封给校方快件的回信中因赶时间寄出而未来得及检查，把来信收到的“received”一字拼错和结尾的“truly”多了一个字母“e”，引起校方不满，复信要他再考GRE。可见写信虽然不难，但要写好并达到交际目的，仍然需要遵循写作的要领；倘若语言底子不够扎实，草率从事，是要闹笑话，惹麻烦的。

2） 写信有一定的格式，根据信纸上内容的排列（见黑体字），一般分为3种格式：一是“板块式”（Block Letter），日期、收信人和写信人的地址都排在左上方；二是“半板块式”（Semiblock Letter），写信日期和写信人的地址排到右上角；三是“板块替代式”（Alternative Block Letter），主要是把写信人的地址置左下方。现在第三种格式比较常见，其中写信人的姓名、单位、职务等也可置右下方。下面是3种单页书信的例子：

a. Block letter

6333 8th Avenue North Heading

Evansville, IN 47715 Date

40233

Mr. Charles P. Sims Inside Address

Executive Vice President

Medical Products Co.

1234 Woodlawn Road

St. Petersburg, FL 33710

Subject: Requested price for product 329 Subject Line(s)

Dear Mr. Sims: Salutation

Opening of the letter_________________________________

Body of the letter requiring as_________________________________

many paragraphs as needed_________________________________

Close of the letter_________________________________

Sincerely, Complimentary Close

Space for Signature

(Mrs.) Laura H. Hatchett Typed Signature

Enclosures (2) Identification

LHH: ld Enclosure

C: Mr. John Smith Copy Line

Ms. Jane Adams

b. Semiblock Letter

Heading 7200 Greenwood Drive

Atlanta, GA 30301

Date 10 March 2010

Mr. Lee L. Billingsly Inside Address

Chief Executive Officer

Acme Tooling Company

534 Winding Street

St. Louis, MO 63121

Dear Mr. Billingsly: Salutation

Opening of letter_________________________________

________________________________________

Body of letter requiring as_________________________________

many paragraphs as needed_________________________________

Close of letter_________________________________

________________________________________

Complimentary Close Cordially,

Space for Signature

Typed Signature Lee O. Campbell

Executive Vice President

LOC: bw Identification

Enclosure Enclosure

C: Dr. L Watson Copy Line

c. A ltemative Block Letter

Heading

January 15, 2008 Date

Dr. Virginia R. Grimm Inside Address

Senior Chemist

Clayton Biological Laboratory

15 Westbury Road

New Orleans, LA 70123

Subject: Your Letter of December 29, 2008 Subject Line

Dear Virginia: Salutation

Opening of letter_________________________________

________________________________

Body of letter________________________________

________________________________

Close of letter_________________________________

Sincerely yours, Complimentary Close

Space for Signature

Jack T. Riley Typed Signature

8345 Redwing Drive Address

Frankfort, KY 40601

Enclosures (3) Enclosure

C: Dr. Kay Carson Copy Line

3） 关于书信格式的几点说明：

a. Heading包括写信人的地址和写信日期，单位印刷的信上也都印有地址和单位名称。

b. Inside Address要求把收信人的姓名、职务、单位和地址都写清楚。若职务只有一个字，如Supervisor, Manager或Director等，可写在姓名后面的同一行，中间逗号相隔。

c. Subject line可有可无，目的是便于归类和查询，但注意不要写得空洞或繁琐。信纸上的这个项目可略为Subject: 或Re:

试比较：

Subject: With reference to your phone call of Tuesday, April 12, 2008 concerning the gear breakage in Order No. 879, shipped March 18.

（评注：冗长。）

Re: Order problems

（评注：空泛，未说明问题。）

Re: Gear breakage in Order 879; shipped 0318.

（评注：恰到好处。）

d. 关于Salutation, 以往不知道姓名时用Gentlemen或Dear Sir，因涉及性别，现在有的直接写某部门，如：Dear Admission Office或 Personnel Department。

e. 若信的Body部分短，则注意调整空白，不要弄得上半张纸挤着而下半张空着；反之，若内容多，可分成几段，甚至分页。

f. 在Complimentary Close部分的常见形式有“Sincerely”, “Cordially”, “Very truly yours”, “Yours”等；特别表示尊敬时用“Respectfully yours”,突出亲切时用“Fondly yours”, 亲人间用“Affectionately yours”, “Lovingly yours”等。

g. 在Complimentary Close下面空行，用于写信人签字，然后打写信人的姓名；如打上Ph D, Senator, Manager等称谓，省略式Ph D, “MD”等可打在姓名后边同一行，中间逗号相隔，其余分行打。为便于收信人明了自己的身份，妇女可在姓名后边打上下述字样： （Mrs.）, （Miss）, （Ms.）等。

h. 若信由其他人（如秘书）而不是由签署人自己执笔时，签署人签字前应仔细阅读全信，因签字则表示同意和承担责任，同时Identification部分也注明签信人和打信人，前者姓名的为首字母大写，后者的小写，如：LHH: jme。

i. 在业务往来中，如果在一封信内附有两份其他内容的文件，则应在Enclosure部分注明，例如：

Enclosures（2）（收信人知道有两份附件。）

Enclosures: Woolrey Abstract, Drilling Permit #19876. （收信人知道有什么内容的两份附件）

j. 如某信件抄送有关人员，则应在Copy Line处注明。

23.2C　简历

1） 简历（Résumé）是以最恰当的语言和形式简述个人的经历、特长、志愿等等，作为申请工作和取得面试机会的材料。

2） 简历中的常见项目和格式为：

RESUME

NAME:

PRESENT ADDRESS & TELEPHONE NUMBER

Date of Birth:

Place of Birth:

Nationality:

Sex:

Marital Status:

Objective:

Education Background:

Work Experiences:

Speciality:

Employment:

References:

Signature:

几点说明和注意事项：

a. Present Address and Telephone Number项可分别注出School Address和Home Address, 并附电话号，以便联系。

b. Sex或Sexual Distinction均表示性别，注Male或Female。个人情况方面还可补进Height, Weight, Health等资料。

c. Marital Status项注Single, Married, Divorced, Separated, 或Unmarried等，有时还需注明Spouse姓名等。

d. Objective亦作Career Objective, 注明本人对工作的愿望，要求，如mechanical engineering design position, preferably with a variety of projects, Professor of American Studies, making use of my good family background and with personal experiences in the states, 等。

e. Education项应写明某时期在某学校攻读什么专业，获何学位等，先后次序通常是由近及远（写到中学即可）。例如：

1988—1992 University of Evansville, Indiana

　　Bachelor of Science in Mechanical Engineering

此项下面还可补一项College Activities或Student Activities, 例如：

Four-year member of Society of Automotive Engineers, and secretary in sophomore and senior years.

f. Employment亦作Work Experience，若大学毕业生无此经历者，可略去不填。有此经历者应注明年份、单位、职务，还可提及突出成就及获奖等情况。学生干部、社团负责人或其他兼职也好注明。

g. Speciality亦可复数Specialities，若有同所申请工作有关的特长更要注明。此项亦可作Hobbies & Interests。

h. References一般说明 Available upon request即可。若注明证明或担保人的姓名和联系地址，须先征得他们的同意。

i. 在基本信息一致的前提下，可根据目标单位的特点和要求适当调某些材料，以便使自己的简历更具针对性，还可附一两张照片，但不宜多，且要端庄得体。