主题突出。想想有多少封你收到的邮件标题意义笼统、指代不明，简单地以“你好”或者“给你”命名。
勿将邮件中出现在主旨内容之前的三大篇附带信息一起转发。在你转发的邮件中，无关的信息都应当删除，如：“致某人备忘录”的标题、地址或时间等。
在回答问题时，复制原邮件中的问题部分然后做出回应即可。你无需自动粘贴所有过往的问题，但也别给出简单到只有一个“是”字的回答。太直接笼统会让读者迷惑不解。
尽管在“发件人”和“收件人”栏中已有相关内容，但在邮件中还应包含地址和签名。请牢记，你是在和人交流而不是冷冰冰的机器。
切忌全部内容都用大写字母，因为这样读起来过于“沉重”。这会让人觉得你太懒，不愿意以正确的方式打字。邮件是一个书写的媒介，因此书写格式要遵守礼节性的标准。